3 tareas de gestión de emergencias que se automatizarán en 2023

«Al igual que con nosotros mismos, fomentar la resiliencia en nuestros equipos consiste en ayudarlos a desarrollar habilidades y una mentalidad que respalden una respuesta esperanzadora y orientada a la solución a los obstáculos, los desafíos y los cambios imprevistos».
— Erika Andersen, Leader Readiness Consultant y autora de Change from the Inside Out.

Liderar el cambio requiere comprender la resiliencia y las formas saludables de lograrlo. Cada emergencia y desastre es, en última instancia, una prueba de su capacidad para responder al cambio.

Aprovechemos la tecnología para fomentar la resiliencia eliminando de nuestros platos las «tareas» de gestión de emergencias.

1. Recordatorios

Hay muchos eventos y tareas regulares de los que los administradores de emergencias deben mantenerse al día, como:

• Informes de estado preparados por la agencia y presentados al comité
• Auditorías de agencias
• Planes (como horarios para el entrenamiento y los ejercicios del próximo año)
• Mantenimiento de equipos
• Certificación de equipos y renovaciones de licencias

La clave es ser coherente y garantizar que, cuando veas la oportunidad de realizar una tarea recurrente, la establezcas como una alerta proactiva. Una vez que añadas un recordatorio a tu software de gestión de emergencias, puede confiar en que la plataforma le recordará que debe actuar en el momento adecuado. De esta forma, liberarás recursos mentales y dispondrás de más tiempo para la planificación estratégica y la resolución creativa de problemas, en lugar de tratar de mantenerte al día con un sinfín de fechas, tareas y hojas de cálculo importantes.

Un buen ejemplo de cómo pueden ayudar los recordatorios es el mantenimiento del equipo de su organización de gestión de emergencias. Se pueden programar las inspecciones, se pueden rastrear las fechas de caducidad, se pueden registrar las comprobaciones y se pueden asignar reparaciones. Una solución de gestión de activos basada en la nube como Gestión de equipos D4H es fácilmente escalable y garantiza que se notifique a tu equipo cuando sea necesario tomar medidas.

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Otro gran ejemplo de una tarea repetitiva que se puede automatizar es gestionar la administración de la capacitación y las calificaciones de su personal. Con Personal y capacitación de D4H puede determinar automáticamente quién no tiene calificaciones en función de las expectativas para su puesto, y las fechas de caducidad previstas le indicarán rápida y fácilmente cuándo es necesario el próximo curso.

Con un sistema proactivo, su agencia de gestión de emergencias puede crecer sin añadir más trabajo para mantenerse al día con los recordatorios de mantenimiento periódicos.

Una vez configurados los recordatorios, ¿cómo los recibirá? Recibirás notificaciones en el panel de control y notificaciones por correo electrónico. También puedes insertar la programación en tu calendario personal para consultarla fácilmente.

2. Plantillas

Ahora que tenemos un conjunto de señales de memoria para nuestras próximas tareas, ahorremos aún más tiempo utilizando plantillas que nos ayuden a rastrear la información durante una emergencia. Preparar plantillas de tableros de estado con antelación para recopilar información relacionada con los cierres de carreteras, la infraestructura crítica y los refugios puede ayudarte a ahorrar un tiempo valioso.

• Prepara con antelación lo que necesitas para hacer un seguimiento
• Asegúrese de que la información se capture de forma bien estructurada
• Cree una imagen operativa común durante la emergencia

Ejemplo: seguimiento de refugios

En una agencia regional de gestión de emergencias, uno de los servicios clave que la ley suele exigir en caso de emergencia es el alojamiento, especialmente en el caso de una evacuación. Las evacuaciones ya pueden ser bastante traumáticas, y si le pides a las personas que abandonen sus hogares, también eres responsable de proporcionarles un lugar seguro al que puedan ir. Una plantilla de tablero de estado te permite planificar toda la información que necesitarás para registrarla con suficiente antelación a una emergencia, como la ubicación de los refugios, la capacidad, los niveles de ocupación y la información de contacto. De esta forma, es fácil mantenerse al tanto de la situación y mantener al personal de la EMA, las agencias asociadas y el público al día durante una emergencia.

Eche un vistazo al panel de estado de «Refugios» en acción:

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Permita que su equipo tenga éxito ofreciéndoles una forma bien estructurada de rastrear la información durante una evacuación. Los comentarios sobre los refugios en tiempo real y la información prellenada con plantillas pueden marcar una gran diferencia.

Al aprovechar una plantilla, los beneficios ahorran tiempo y obtenemos un método para comparar la información a lo largo del tiempo, ya que nuestros datos tienen un formato coherente. Otra ventaja de unirse a una plataforma de gestión de emergencias como D4H es que incluso puedes compartir plantillas entre organizaciones, y hay una biblioteca de plantillas para todos los miembros.

3. Completar automáticamente los formularios ICS

El beneficio final de aprovechar la tecnología para ayudar a la automatización es cuando se mejora su proceso y genera automáticamente información adicional.

Es posible que algunos administradores de emergencias más expertos en tecnología ya tengan hojas de cálculo o documentos electrónicos en línea como plantillas, pero al utilizar una herramienta completa de software de gestión de emergencias, también puede introducir beneficios como completar automáticamente los campos de los formularios y generar automáticamente informes detallados que se pueden utilizar para mitigarlos.

La función de autocompletar de D4H puede ahorrar tiempo y mantener la precisión en un momento en el que es fundamental hacer ambas cosas. Introduce la información clave una vez y D4H la rellenará automáticamente al instante en todos los campos enlazados de tu Plan de Acción ante Incidentes (IAP). Los posibles casos de uso son infinitos; añada el número de incidente a todas sus solicitudes de recursos con un solo clic o escriba un resumen del incidente para que aparezca en todos sus documentos automáticamente.

¿Tiene informes de incidentes que cada equipo debe archivar? Tu software de gestión de emergencias creará automáticamente un informe digital de las emergencias más comunes en tu región, calculado de forma cuantitativa, lo que te permitirá a ti y a tu equipo ahorrar un tiempo precioso. Dentro de la plataforma D4H, existe incluso la posibilidad de enviar informes automáticamente por correo electrónico a varias personas a intervalos preestablecidos.

Ningún programa de software o inteligencia artificial reemplazará por completo a los humanos en la función de gestión de emergencias, pero pueden usarse como herramientas poderosas para automatizar nuestras tareas repetitivas y de poca monta. La ventaja es que la resiliencia del equipo mejora, por lo que estamos mejor preparados para responder a la próxima emergencia.

Acerca del autor

Durante más de siete años, Clinton Boyda ha dirigido una agencia municipal regional en Alberta (Canadá) como directora de Gestión de Emergencias (DEM). En representación de diez municipios, Clinton ha visto lo importante que es una herramienta como el D4H para ayudar a los administradores de emergencias a mantenerse organizados durante todas las fases de un desastre. Además, como socorrista de búsqueda y rescate, ha comprobado el valor que aporta el D4H para gestionar las certificaciones, las llamadas y los informes de incidentes. ¿Qué automatización le ayudaría más en su función de gestión de emergencias?

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