Innovadores de API: York Rescue Boat

Bote de rescate York

En Bote de rescate York, el equipo es más que un simple servicio de botes salvavidas, es un equipo de lugareños que cuidan de su comunidad y se dedican a hacer de los ríos de York un lugar más seguro para todos. Su trabajo combina enfoques proactivos y reactivos, lo que significa no solo responder a las llamadas de emergencia cuando alguien tiene problemas, sino también patrullar los ríos durante las épocas de alto riesgo a lo largo del año. En York Rescue Boat, su objetivo es tener una presencia tranquilizadora y preventiva en las vías fluviales y echar una mano cuando y donde más se necesite.

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Bote de rescate D4H y York

El equipo de York Rescue Boat utiliza una gama de herramientas de D4H para ayudar al equipo a mantenerse organizado y eficiente. Los D4H Director de equipo rastrea todo, desde los miembros del equipo calificaciones y asistencia a informes de incidentes y próximamente formación. Con D4H, el equipo puede ver fácilmente quién está listo para responder y qué habilidades aporta cada persona. Además, el equipo usa D4H Centro de operaciones para coordinarse en tiempo real, manteniendo a todos informados durante los incidentes en vivo.

«D4H es bueno para nuestra organización, ya que es la única fuente de verdad para todo».

— Tom Atkinson, jefe del equipo de TI y tripulación operativa en York Rescue Boat

Cómo la API de D4H apoya las operaciones

En York Rescue Boat, mantener las cosas funcionando sin problemas no solo consiste en llegar al río, sino también en gestionar el trabajo entre bastidores que ayuda al equipo a responder de manera rápida y eficiente. D4H agiliza gran parte del trabajo administrativo y York Rescue Boat lo ha utilizado durante casi diez años. El uso del software de gestión de emergencias ayuda a simplificar los procesos esenciales para que puedan centrarse en lo que más importa: mantener a las personas seguras en las vías fluviales de York.

Gracias a la API de D4H, el equipo ha conseguido reducir muchas tareas manuales, como la creación de nuevas cuentas de usuario, la sincronización de las cualificaciones de los voluntarios con su plataforma de aprendizaje electrónico y el seguimiento del cumplimiento de las políticas clave. El equipo de York Rescue Boat está formado por voluntarios, que también tienen trabajos diurnos, por lo que encontrar tiempo para estas tareas administrativas a menudo implica llegar tarde por la noche o los fines de semana. Al automatizar estos procesos, el equipo ha recuperado más tiempo.

«Con la API de D4H podemos ahorrar tiempo al automatizar nuestros procesos».

— Tom Atkinson, jefe del equipo de TI y tripulación operativa en York Rescue Boat

Sincronización de usuarios

Tom, jefe del equipo de TI de York Rescue Boat, fue contratado con la misión de optimizar la administración de usuarios. Abordó este desafío aprovechando la API D4H, que desde entonces se ha convertido en una herramienta fundamental para administrar el acceso digital del equipo de manera eficiente y segura. La API de D4H es ahora la fuente de datos de los usuarios del equipo, ya que utiliza un sistema orquestador que extrae datos de D4H con regularidad, incluidos los detalles de los miembros del equipo y las membresías de los grupos, y luego usa esa información para determinar el acceso a todos sus sistemas. Gracias a esta configuración, cada miembro del equipo obtiene automáticamente una cuenta de Google Workspace, con una dirección de correo electrónico y acceso a los archivos compartidos. También la han configurado para que todos los grupos de D4H se reflejen como grupos de correo electrónico y de seguridad en Google Workspace. Esto permite a los miembros comunicarse fácilmente con el equipo según sus funciones en D4H y controlar el acceso a los archivos compartidos en función de su pertenencia al grupo.

Además de esto, el sistema otorga acceso específico a diferentes plataformas según el rol del voluntario. Por ejemplo, los miembros de la tripulación operativa acceden automáticamente a una plataforma de radio y a una solución de vídeo corporal, todo ello en función del grupo al que estén asignados en D4H. Todo el proceso es dinámico y automatizado: si el rol de una persona cambia, su acceso se actualiza en consecuencia sin necesidad de realizar ningún paso manual.

Cualificaciones

Para York Rescue Boat, es fundamental garantizar que las calificaciones del equipo estén actualizadas, ya que el equipo está formado por voluntarios que tienen que compaginar la formación con otros compromisos, y confían en un sistema digital perfecto para realizar un seguimiento del progreso y el cumplimiento de todos. Con la API de D4H, Tom desarrolló un complemento personalizado, cualquier capacitación completada en su software de capacitación Moodle se refleja instantáneamente en D4H. Por ejemplo, si un voluntario completa un curso de sensibilización sobre salud mental, el sistema le otorga automáticamente el calificación en D4H y establece una fecha de caducidad si es necesario. Pero no se detiene en las calificaciones. Los voluntarios también tienen que revisar y aceptar con regularidad las políticas y los procedimientos, algunos anualmente y otros cada dos años. Para simplificar eso, también trasladaron estos acuerdos de políticas a Moodle. Los voluntarios pueden leer las políticas, marcar una casilla para confirmar el acuerdo y el complemento actualiza D4H, configurando recordatorios para cuando venzan los nuevos acuerdos.

Proceso de evaluación

En York Rescue Boat, las evaluaciones periódicas mantienen la preparación del equipo y garantizan que cada voluntario tenga las habilidades adecuadas para responder en cualquier situación. Anteriormente, su proceso de evaluación consistía en listas de verificación en papel: portapapeles, casillas de verificación y mucho trabajo de escaneo y carga posterior. Llevaba mucho tiempo y dificultaba el acceso a los registros de las evaluaciones desde cualquier lugar. Para solucionar este problema, Tom y el equipo decidieron digitalizar sus evaluaciones con Google Sheets y la API D4H, creando un sistema simplificado que podían usar directamente desde tabletas resistentes e impermeables durante el entrenamiento o las operaciones.

Al crear un registro de evaluación digital en Google Sheets, donde los evaluadores pueden revisar cada verificación de competencias en tiempo real con un voluntario. Una vez completadas, solo tienen que pulsar un botón en la parte inferior de la hoja para iniciar un script para guardar el registro en formato PDF y subirlo a D4H. A continuación, la API de D4H actualiza automáticamente el estado de aptitud del voluntario y adjunta el PDF como un registro con fecha y hora que queda bloqueado e inalterable. Esto proporciona al equipo un historial preciso y de fácil acceso de las habilidades de cada miembro del equipo, que muestra quién los ha evaluado y cuándo. Esta configuración no solo ahorra tiempo y reduce el papeleo, sino que también hace que los datos de la evaluación estén disponibles de inmediato en D4H, lo que les ayuda a hacer un seguimiento del desarrollo de las habilidades a lo largo del tiempo y a mantener a todos preparados para la acción.

Análisis e informes

Tom, de York Rescue Boat, se encuentra actualmente en las primeras etapas de trabajo en un nuevo proyecto para utilizar la API D4H como una herramienta para optimizar los análisis y los informes. Esta integración mejorará la capacidad de gestionar los recursos esenciales de manera eficiente, garantizando que los datos clave, como inspecciones de equipos, fechas de caducidad, y informes de incidentes son accesibles y fáciles de analizar. A través de D4H presentación de informes capacidades, York Rescue Boat podrá acceder información de los miembros, equipo de pista, y gestionar mantenimiento horarios.

«La información en D4H es excelente»

— Tom Atkinson, jefe del equipo de TI y tripulación operativa en York Rescue Boat

Una de las principales ventajas que buscan es la combinación de varios conjuntos de datos en informes de nivel de administración a través de Google Looker Studio. La visión es crear un flujo de datos en tiempo real, pasando de los archivos CSV estáticos a un conector de datos dinámico con D4H. Esto les permitiría generar informes personalizados sobre las certificaciones de los miembros, las comprobaciones de los equipos y las estadísticas de incidentes, como la hora, la ubicación y el tipo. En el futuro, también esperan incorporar información demográfica para profundizar su comprensión del impacto en la comunidad. La posibilidad de automatizar la incorporación de miembros y habilitar los webhooks para recibir notificaciones en tiempo real cuando se produzcan cambios en los datos simplificará aún más sus operaciones, mejorará la eficiencia y reducirá el riesgo de errores humanos.

D4H API V3

El lanzamiento de la API V3 de D4H presenta una serie de funciones nuevas, diseñadas para mejorar la flexibilidad, permitir integraciones más profundas y ofrecer opciones de personalización más potentes para los usuarios. Esta última versión se centra en admitir las funciones más solicitadas, como un control más preciso de la administración de miembros y equipos, las acciones masivas y la ampliación de los puntos finales que se adaptan tanto a las necesidades rutinarias como a los flujos de trabajo avanzados. Por ejemplo, los usuarios ahora pueden etiquetar las actividades, lo que mejora el filtrado y la categorización, y está en el horizonte la posibilidad de hacer un seguimiento de los costos de personal y equipo, una función muy esperada para una supervisión financiera más detallada en contextos de respuesta a emergencias.

Una actualización particularmente interesante de la hoja de ruta es la capacidad mejorada para administrar a los miembros de manera más integral. Pronto, los usuarios podrán crear miembros, enviar invitaciones e incluso actualizar por lotes varios registros, como la retirada de miembros o la actualización masiva de equipos. En última instancia, el objetivo de D4H con la API V3 es hacer que todos los recursos sean accesibles, lo que permitirá que la gestión de equipos funcione al máximo con la API V3 en todas las aplicaciones web y móviles. Esta transición hacia una integración total de las API permitirá a los usuarios automatizar y agilizar prácticamente todos los aspectos de las operaciones del equipo, incluida la conexión a sistemas de terceros, como Moodle, para el seguimiento del aprendizaje y las cualificaciones, donde los estados de la formación se sincronizan automáticamente con los registros de D4H. Esta interoperabilidad más profunda está preparada para ofrecer una experiencia eficiente y fluida a las organizaciones, eliminando muchos de los pasos manuales y garantizando la coherencia de los datos en todas las plataformas.

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