Cómo utiliza St. Joseph's Health el software D4H para la gestión de emergencias

Acerca de St. Joseph's Health

Salud de San José, un importante sistema de salud de Nueva Jersey establecido en 1867, brinda atención integral a su comunidad a través de un equipo dedicado de más de 5,000 proveedores y 1,000 médicos.

El equipo de St. Joseph's Health está profundamente comprometido con la atención de los pacientes, y ese compromiso se extiende a la preparación integral para emergencias. Al ser un gran sistema de atención médica con diversas instalaciones, que incluyen un centro de traumatología de nivel II, consultorios externos y un centro de atención ambulatoria, St. Joseph's enfrenta desafíos únicos a la hora de proteger a los pacientes, el personal y la comunidad.

Adam Perper, director de gestión de emergencias y preparación para emergencias, lidera el equipo de gestión de emergencias. Con más de dos décadas de experiencia en este campo, Adam aporta una gran cantidad de conocimientos a su función en St. Joseph's Health.

D4H y la salud de San José

Tras la pandemia de la COVID-19, el equipo de gestión de emergencias de St. Joseph's reconoció la necesidad de revitalizar sus estrategias de preparación. Esto incluyó una reevaluación exhaustiva de los planes, políticas y recursos de emergencia existentes. Un desafío clave que identificaron fue la ausencia de un sistema centralizado para administrar y rastrear la información y los activos cruciales.

Antes de adoptar el software de gestión de emergencias, St. Joseph's Health utilizaba métodos manuales como el lápiz y el papel, que dificultaban la comunicación eficiente y el intercambio de información durante los incidentes críticos. Los distintos departamentos, como el de traumatología y el de urgencias, a menudo tenían dificultades para mantenerse informados sobre los acontecimientos que se desarrollaban. Esta falta de información en tiempo real dificultó su capacidad para prepararse y responder de manera eficaz.

Al reconocer estos desafíos, St. Joseph's Health buscó una solución tecnológica para cerrar estas brechas de comunicación y mejorar sus capacidades de gestión de crisis. Necesitaban una plataforma para centralizar la información, facilitar una colaboración fluida y capacitar a sus equipos para que pudieran tomar decisiones informadas con rapidez.

Mediante la implementación D4H ha simplificado el flujo de trabajo y ha proporcionado al equipo un repositorio centralizado para todos los aspectos críticos documentos, lo que garantiza un fácil acceso y control de versiones para los planes y políticas de emergencia. Además, permite el inventario y el seguimiento precisos de los suministros y equipos de emergencia, garantizando que los recursos esenciales estén fácilmente disponibles cuando se necesiten.

Con D4H, St. Joseph's Health fomenta un sistema de salud más resiliente, listo para enfrentar cualquier desafío y garantizar la seguridad continua de su comunidad.

«D4H nos brinda la capacidad de gestionar un incidente desde cualquier lugar, incluso desde nuestros hogares si es a media noche, lo que supone una gran ventaja para nuestro equipo»

— Adam Perper, director de preparación y gestión de emergencias

Localizador de la Oficina de Gestión de Emergencias

St. Joseph's Health se toma muy en serio la preparación para emergencias. Saben que anticiparse a las posibles crisis significa tener una idea clara de lo que sucede en todo momento. Por eso, con Gestión de incidentes de D4H han usado un Tablero de incidentes para desarrollar un rastreador de la Oficina de Gestión de Emergencias (OEM), una poderosa herramienta que les ayude a monitorear todo, desde los incidentes locales y los desvíos hospitalarios hasta las reuniones internas y las sesiones de capacitación. El rastreador actúa como un centro central para toda la información relacionada con las emergencias.

Este rastreador no solo trata de reaccionar ante los eventos a medida que se desarrollan, sino de una planificación y preparación proactivas. Por ejemplo, durante los meses de invierno, St. Joseph's usa el rastreador OEM para monitorear las alertas de «código azul», que se activan cuando las temperaturas descienden por debajo del punto de congelación. Esto les permite coordinarse con los socios de la comunidad que abren refugios para el calentamiento y garantizan la protección de las poblaciones vulnerables. También vigilan los hospitales cercanos y hacen un seguimiento de las desviaciones y las interrupciones del servicio para anticipar posibles aumentos en el volumen de pacientes.

El rastreador OEM también ayuda a St. Joseph's a gestionar las operaciones diarias de su equipo de gestión de emergencias. Al centralizar la información sobre las unidades críticas, los contactos de los departamentos y los cronogramas de las reuniones, agiliza la comunicación y garantiza que todos tengan acceso a la información que necesitan, exactamente cuando la necesitan. Este nivel de organización y preparación permite al equipo responder eficazmente a cualquier desafío y priorizar la seguridad de su comunidad.

Rastreador de reuniones de San José

Además de usar D4H tableros de estado para su rastreador OEM, los tableros de estado también proporcionan al equipo una forma sencilla pero eficaz de mantener a todos informados, utilizando los tableros como un «rastreador de reuniones». Esta herramienta, integrada en su D4H, ayuda al equipo a gestionar todos los aspectos de sus reuniones, desde la programación y las agendas hasta la asistencia y el seguimiento.

Funciona como un cuaderno de reuniones digital, accesible para todo el equipo. En lugar de depender de correos electrónicos dispersos o documentos impresos, St. Joseph's usa el Meeting Tracker para almacenar fechas, horas, ubicaciones e incluso la información de las llamadas de cada reunión. Es fácil acceder a la agenda sobre la marcha y está disponible en cualquier momento.

El equipo utilizó la API de D4H para integrarla con sus herramientas existentes. Ya que usan Equipos de Microsoft para sus videoconferencias, solo tienen que añadir el enlace de la reunión directamente al rastreador. Esto significa que cualquier persona puede unirse a la reunión con un solo clic, ya sea desde su portátil, tableta o teléfono. Se trata de hacer que la comunicación sea lo más fácil y eficiente posible. Esta sencilla herramienta ha marcado una gran diferencia para St. Joseph's, al agilizar su flujo de trabajo y garantizar que todos estén siempre informados. Es un excelente ejemplo de cómo se puede utilizar la tecnología para mejorar el trabajo en equipo y la comunicación, lo que, en última instancia, conduce a una mejor preparación y respuesta.

Desde que usamos D4H, la visión general de 2024 fue el hecho de que nuestra comunicación fue más allá de lo que ha sido antes, no solo para la comunicación masiva, sino también para compartir información, lo que realmente ha facilitado mucho las cosas.

— Adam Perper, director de preparación y gestión de emergencias

Informes de situación con D4H

St. Joseph's Health sabe que cuando ocurre una emergencia, cada segundo cuenta. Por eso confían en Gestión de incidentes de D4H para racionalizar sus informes de situación y asegúrese de que todos tengan la información que necesitan, exactamente cuando la necesitan. Una de las principales ventajas de D4H es su flexibilidad. Los miembros del equipo de gestión de emergencias de St. Joseph's pueden personalizar fácilmente la plataforma para adaptarla a sus necesidades específicas, creando plantillas y formularios que se alinean con sus procesos internos.

Esta capacidad de personalización ha supuesto un punto de inflexión para St. Joseph's, ya que le ha permitido crear informes de situación claros, concisos y fáciles de entender. Ya sea que se trate de un incidente menor o de un evento importante, su equipo puede generar rápidamente informes que proporcionan una instantánea de la situación, incluidos detalles clave como la ubicación, las personas involucradas y las medidas que se están tomando.

«Con D4H, la capacidad de personalización y adaptación a nuestras necesidades de atención médica ha sido fantástica».

— Adam Perper, director de preparación y gestión de emergencias

Los informes de situación se pueden actualizar en tiempo real, para que todos estén informados a medida que evoluciona el incidente. Este nivel de transparencia y comunicación es crucial en cualquier emergencia, ya que garantiza que todos estén en sintonía y trabajen juntos de manera eficaz. Con D4H, St. Joseph's ha encontrado una herramienta que les permite gestionar los incidentes con confianza, garantizando la seguridad y el bienestar de su comunidad.

«Los informes se pueden crear o actualizar sobre la marcha y funcionan a la perfección».

— Adam Perper, director de preparación y gestión de emergencias

Seguimiento del personal

St. Joseph's Health adopta un enfoque integral para dotar de personal a su Centro de Operaciones de Emergencia (EOC). Su equipo de gestión de incidentes está compuesto por directores y gerentes experimentados que conocen bien los protocolos de respuesta a emergencias. les ayuda a hacer un seguimiento de quién está de servicio y quién participa activamente en la plataforma.

Con D4H, el equipo puede ver fácilmente qué miembros están en línea y participan activamente en la respuesta. Esta visibilidad en tiempo real garantiza que todos estén informados y participen en sus respectivas funciones. También pueden rastrear quién ha iniciado sesión y ha accedido a la información, lo que proporciona información valiosa sobre la participación del equipo y la utilización de la plataforma.

Si bien continúan perfeccionando su uso del D4H para el personal de la EOC, ya ha demostrado ser una herramienta valiosa para administrar su equipo y garantizar una respuesta coordinada durante las emergencias.

Gestión de los incidentes de atención médica con D4H

El equipo de gestión de emergencias de St. Joseph's adoptó el software D4H a principios de 2024 y experimentó una implementación rápida y sencilla. Se pusieron en marcha rápidamente y utilizaron el D4H tanto en los ejercicios de entrenamiento como en los incidentes de la vida real.

Al adoptar el Paquete de extensión IRG del sistema de comando de incidentes hospitalarios (HICS) dentro de D4H, St. Joseph's Health ha adquirido un marco sólido para gestionar los incidentes. Este conjunto de herramientas preconfiguradas proporciona listas de verificación y tareas que se pueden personalizar fácilmente, lo que garantiza que su respuesta ante emergencias sea organizada y eficiente.

Incidente de interrupción de TI

Este año, St. Joseph's Health se enfrentó a una interrupción de la TI y pudieron confiar en la gestión de incidentes de D4H para mantener las cosas en funcionamiento. ¿Con D4H Planes previos, el equipo ya había creado un «manual» para hacer frente a las interrupciones de TI. A medida que se desarrollaba la situación, pudieron añadir nuevas tareas e información sobre la marcha, garantizando así que todos se mantuvieran informados y coordinados. A pesar de que miles de ordenadores no funcionaban, el equipo de gestión de emergencias de St. Joseph's podía utilizar sus iPads y sus teléfonos inteligentes con el D4H app. Esto significaba que podían acceder a información crítica y actualizar el informe de situación desde cualquier lugar, garantizando que la comunicación nunca fallara.

Durante el incidente de interrupción de TI, St. Joseph's Health utilizó D4H para gestionar las solicitudes de recursos de forma eficaz. Adaptaron las plantillas de otra organización de atención médica y las adaptaron a sus necesidades específicas. Esto les permitió rastrear y tramitar las solicitudes de varios dispositivos, como ordenadores de sobremesa y portátiles, ¡e incluso aquellos que estaban escondidos en las salas de examen! D4H proporcionó una plataforma centralizada para registrar y gestionar estas solicitudes, en sustitución del método de lápiz y papel. Esto garantizó que cada solicitud se documentara, se rastreara y, en última instancia, se marcara como completada, lo que aportó un nuevo nivel de organización y eficiencia a la respuesta a los incidentes.

Incidente con víctimas masivas

Durante un ejercicio reciente a gran escala en su campus de Patterson, St. Joseph's Health puso a prueba el D4H en un incidente simulado con víctimas masivas. El incidente implicó un accidente con varios vehículos que provocó la llegada de un gran número de pacientes al hospital. El servicio de urgencias se vio repentinamente inundado de personas que necesitaban atención inmediata.

Durante el incidente con víctimas masivas, St. Joseph's Health utilizó el D4H para tener una idea clara de la situación a medida que evolucionaba. La función de registro de la plataforma les permitió rastrear todo en tiempo real. Utilizaron la función de registro de D4H Registro de comunicaciones para realizar un seguimiento de todo lo que sucede, desde el transporte de los pacientes y la disponibilidad de camas hasta las necesidades de personal y las solicitudes de recursos.

Por ejemplo, cuando su oficial de información pública estaba considerando publicar en las redes sociales sobre el incidente, etiquetaron al comandante del incidente en el registro del D4H. Esto enviaba una notificación instantánea al comandante, quien podía revisar y aprobar el mensaje antes de que se hiciera público. Esto agilizó la comunicación y garantizó que todos estuvieran en sintonía.

La D4H también demostró ser invaluable para controlar la actual escasez de líquido intravenoso. Al registrar las actualizaciones y etiquetar al personal relevante, como el director médico y el director de enfermería, se aseguraron de que todos tuvieran acceso a la información más reciente.

El registro D4H permitía al equipo etiquetar a personas o equipos específicos en estos registros, enviando notificaciones instantáneas a sus teléfonos u ordenadores. Permitió que la información crítica llegara inmediatamente a las personas adecuadas, ya fuera una actualización sobre las ambulancias disponibles o una solicitud de suministros médicos adicionales. Se trata de mantener a todo el mundo al tanto y garantizar una respuesta coordinada, incluso en el caos que supone un simulacro de bajas masivas. D4H ayuda a St. Joseph's Health a gestionar las emergencias desde el punto de vista «humano», garantizando que todos, desde los pacientes hasta el personal, estén informados y reciban la atención adecuada.

«El registro ha sido una herramienta fenomenal para todos: podemos introducir datos y etiquetar a las personas críticas para que reciban información actualizada de inmediato. »

— Adam Perper, director de preparación y gestión de emergencias

Operaciones diarias con D4H

St. Joseph's Health está llevando su preparación para emergencias al siguiente nivel con la D4H. No solo lo utilizan para la gestión de incidentes, sino que lo incorporan a sus operaciones diarias. Todas las mañanas, el equipo organiza una reunión de seguridad con los directores y ejecutivos de todas sus instalaciones. Anteriormente, esto implicaba imprimir formularios, rellenarlos a mano y, a continuación, escanearlos en una unidad de red.

Ahora, con D4H, el flujo de trabajo está digitalizado. Pueden completar el formulario de reunión de seguridad sobre la marcha, añadiendo información crítica y etiquetando a las personas pertinentes para su seguimiento. Esto garantiza que todos se mantengan informados y puedan abordar cualquier problema con prontitud. Es un cambio sencillo que ha marcado una gran diferencia en sus operaciones diarias.

«La facilidad de uso del D4H ha sido tremenda; poder adaptar las obras al uso diario ha sido tremenda».

— Adam Perper, director de preparación y gestión de emergencias

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