Cuatro pasos para una colaboración interinstitucional exitosa durante un desastre

El Sistema de Comando de Incidentes (ICS) proporciona una estandarización de la terminología y el proceso que demuestra su valor a la hora de responder a un desastre con diferentes tipos de agencias. Cada agencia tiene su propio enfoque de capacitación, tareas preferidas y recursos especializados. La responsabilidad del comandante de incidentes es aprovechar estos recursos para lograr una respuesta coherente y colaborativa.

El ICS incluye 14 principios básicos, y los siguientes ayudan específicamente a mejorar la colaboración interinstitucional:

• Despacho/despliegue significa que el personal y el equipo solo deben responder cuando lo solicite o cuando lo despache la autoridad correspondiente.
• Administración integral de recursos estipula una contabilidad precisa y actualizada del uso de los recursos.
• Comunicaciones integradas exige el desarrollo y el uso de un plan de comunicaciones común (de incidentes) y comunicaciones, procesos y estructuras interoperables.
• Alcance de control manejable prescribe un período de control que oscila entre tres y siete subordinados para cualquier persona.

Es posible que se requiera una respuesta interinstitucional de las EMA de los municipios vecinos (pueblos, condados, ciudades), a nivel estatal o federal, de las compañías de servicios públicos locales u organizaciones asociadas, como la industria privada.

Consideremos estos cuatro puntos y cómo podrían usarse en un sistema de software de respuesta a incidentes, como D4H, para mejorar la colaboración interinstitucional en la respuesta a los desastres.

«El liderazgo requiere buena información, un proceso coordinado para compartirla y la voluntad de actuar en consecuencia, por imperfecta o incompleta que sea, para impulsar la acción».

1. Preparación: notificación interinstitucional

Cuando un incidente comienza a crecer, necesitamos un método para responder en consecuencia. La comunicación es clave para una respuesta bien coordinada y contar con una lista de contactos actualizada garantizará que se reciban sus comunicaciones. Everbridge está integrado con Gestión de incidentes de D4H para crear la forma definitiva para que los EMA lancen y gestionen incidentes, emergencias, eventos y desastres directamente desde un portátil o un teléfono inteligente.

Esta integración permite a los usuarios enviar notificaciones masivas de Everbridge por SMS, correo electrónico y llamada telefónica a las agencias asociadas sin tener que cerrar sus software de gestión de emergencias.

2. Responder: gestión de recursos interinstitucionales

Más allá del seguimiento de los recursos, debemos asegurarnos de que todas las agencias puedan trabajar juntas sin problemas. ¿Con qué facilidad integra su sistema a los miembros del equipo durante un incidente?

«El intercambio de información entre agencias es muy sencillo ahora, antes de D4H, solo teníamos sistemas a los que podía acceder nuestro propio personal. Ahora, tenemos una plataforma neutral y común que todos podemos compartir y a la que todos podemos acceder durante una emergencia, desde el terreno hasta dentro de la EOC».
— Steve G. G2.com

Existen algunas técnicas de campo interesantes en las que se califica a los respondedores según las habilidades que se requieren para la respuesta actual. El desafío de este proceso es que lleva tiempo, y el tiempo no es algo que tengamos durante la respuesta a un desastre.

Esto brinda una gran oportunidad para perfilar los recursos de su socio de ayuda mutua durante un ejercicio mucho antes de que se requiera la respuesta. Almacenando información en la nube, antes del incidente, podemos organizar nuestra respuesta de manera mucho más eficiente.

Independientemente del tamaño de su EMA, con el tiempo, un desastre será lo suficientemente grande como para requerir la integración oportuna de recursos externos en su respuesta.

3. Planificación: ejercicios conjuntos de capacitación interinstitucionales

Los miembros del equipo de la agencia asociada se pueden agregar rápidamente a su plataforma de software de gestión de emergencias, pero el éxito no solo se consigue con la inscripción a la llegada. Todos los que responden saben que necesitan prepararse mediante la práctica y el desarrollo continuo de habilidades. Si bien podemos suponer que esto ocurre dentro de cada agencia, también debemos tomar medidas para practicar la respuesta conjunta mediante ejercicios conjuntos.

Las grandes organizaciones saben que involucrar a muchos departamentos en un ejercicio puede resultar complejo. Trabajar con varias grandes agencias externas puede aumentar drásticamente la complejidad. Una solución para introducir un método rentable de ejercicios conjuntos es mediante sesiones de mesa remotas a través de un EOC virtual

Si bien los ejercicios de mesa por sí solos no garantizarán el éxito, se trata de medidas para integrar mejor las agencias y las comunicaciones externas a fin de lograr una respuesta unificada.

Vea este vídeo de 30 minutos sobre «Colaboración interinstitucional en el centro de comunicaciones de la EMA» con el condado de Lincoln, Maine, o lea Cómo usa la EMA del condado de Lincoln el D4H para mantener una imagen operativa común en su EOC virtual:

4. Prevención: alcance del control y tamaño del equipo

Tenemos un método automatizado para notificar a las agencias, integrando sus equipos en nuestra respuesta, y estamos preparados para trabajar juntos gracias a los ejercicios de capacitación conjuntos anteriores. La última preocupación que debemos abordar es que aún necesitamos gestionar el flujo de comunicación hacia y desde una EMA.

En los siguientes diagramas, podemos ver cómo el crecimiento del tamaño del equipo aumenta el número de vías de comunicación (y posibles problemas de comunicación).

¡Podemos ver lo rápido que aumentan las vías de comunicación (de 6 a 28) simplemente cambiando el tamaño del equipo de 4 a 8 personas! Más no siempre es mejor.

Afortunadamente, la solución ya existe, ICS tiene dos recomendaciones principales para resolverlo:

• Limitar el rango de control (máximo 7 personas bajo cada supervisor, siendo el óptimo de 3 a 5)
• Establecer una cadena de mando

Entonces, ¿cómo podemos invitar a las grandes agencias a que nos ayuden con estas limitaciones?

Al seguir una cadena de mando, podemos agrupar las unidades para que una llamada telefónica al jefe de bomberos vecino pueda generar cientos de recursos adicionales. Como comandante del incidente, solo habéis añadido un miembro más a vuestra respuesta (su jefe de bomberos), y los límites de control se mantienen.

Esto también ilustra por qué los voluntarios sin cita previa son tan difíciles de gestionar. Con frecuencia, los voluntarios no se han formado juntos y no son conscientes de la importancia de seguir la cadena de mando. Desplegar a estas personas sin capacitación podría hacer fracasar su respuesta, incluso con sus mejores intenciones.

La comunicación organizada es esencial para una respuesta exitosa a los desastres. También es igual de importante que aprender de los errores del pasado para que los administradores de emergencias puedan aprovechar los recursos adicionales de otras agencias y planificar cómo gestionar las complejidades futuras.

julio de 2022

Acerca del autor

Durante más de siete años, Clinton Boyda ha dirigido una agencia municipal regional en Alberta (Canadá) como directora de gestión de emergencias (DEM). En representación de diez municipios, Clinton ha visto lo importante que es utilizar una herramienta como el D4H para ayudar a los administradores de emergencias a mantenerse organizados durante todas las fases de un desastre. Además, como socorrista de búsqueda y rescate, ha visto el valor que proporciona el D4H para gestionar las certificaciones, las llamadas y los informes de incidentes. ¿Qué herramientas utiliza para administrar y preparar a sus agencias para que trabajen juntas para alcanzar el éxito?

Referencias y lecturas recomendadas

Gerow, M., 2012, «La importancia del tamaño de un equipo pequeño»

Waugh, Jr. W.L. & Streib, G., 2006, «Colaboración y liderazgo para una gestión eficaz de emergencias»

Leybourne et al., 2010, «Comprender y superar la complejidad de las comunicaciones en los proyectos»

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