Acerca del OEM del condado de Monmouth

Cómo empezaron a usar D4H

Oficina de Gestión de Emergencias del Condado de Monmouth (OEM) tienen su sede en Nueva Jersey, EE. UU., en un área conocida como Jersey Shore, son una división de la Oficina del Alguacil del Condado de Monmouth. El equipo de gestión de emergencias es responsable del desarrollo, el mantenimiento y la implementación del plan de operaciones de emergencia para todos los peligros del condado.

Antes de convertirse en usuarios de D4H en 2022, los OEM del condado de Monmouth utilizaban hojas de cálculo de Excel para administrar sus equipos, inventario de gestión de emergencias y activos. El equipo también tenía una plataforma ArcGIS para evaluar los daños.

Era una remisión del Grupo de trabajo EMS de Nueva Jersey que introdujo el D4H en el condado de Monmouth, el equipo le mostró a Scott un incidente en vivo que le mostró cómo podían hacer un informe de situación (SITREP) en D4H. El equipo de Monmouth estaba encantado de tener una alternativa a Microsoft Word para sus SitReps. Tras probar varias plataformas de software de gestión de emergencias, el equipo supo que D4H era la solución que mejor se adaptaba a sus necesidades.

«Nos gusta D4H por la capacidad de modificar un tablero, un panel de control y arreglar algo rápidamente sobre la marcha sin la ayuda del backend del administrador. Si tenemos algún problema o queremos añadir algo a un formulario o panel, podemos hacerlo en tiempo real».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

Scott vio por primera vez a D4H en acción en un incidente real durante una avería del aire acondicionado en un hospital local.

«Estaban usando D4H para el incidente, vi cómo funcionaba y dije que ya estaba, ¡lo necesitamos!»
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

Ubicación y peligros

El condado de Monmouth está a menos de una hora de la ciudad de Nueva York, es un área grande y diversa que abarca 662 millas cuadradas con una población de alrededor de 640,000 personas. Cuenta con una región urbana densamente poblada a lo largo de 27 millas de costa atlántica. A pesar de su desarrollo, el condado también incluye importantes tierras de cultivo.

Una parte importante del trabajo del equipo de gestión de emergencias se centra en la preparación. Muchos de sus incidentes están relacionados con el clima, como inundaciones, tormentas de viento, huracanes y, en raras ocasiones, terremotos. El condado experimenta las cuatro estaciones del año, a menudo con patrones climáticos impredecibles y cambiantes. Otros incidentes incluyen incendios, cortes de energía, materiales peligrosos y accidentes de tráfico. El equipo emplea un enfoque integral en su estrategia de gestión de emergencias.

Colaboración comunitaria

El OEM del condado de Monmouth cuenta con una plantilla de siete profesionales a tiempo completo. Además, formaron un equipo comunitario de respuesta a emergencias (CERTIFICADO) compuesto por voluntarios. Los miembros voluntarios del CERT reciben formación para ayudar a la gestión de emergencias durante los desastres. Actualmente, el equipo cuenta con 54 miembros activos que trabajan como fuerzas de reserva. Los voluntarios están presentes durante los incidentes a gran escala para aumentar el número de miembros del personal a tiempo completo, lo que actúa como multiplicador de fuerzas.

Como parte de su preparación para el manejo de emergencias, la OEM del condado de Monmouth lleva a cabo esfuerzos de divulgación comunitaria. Una de las iniciativas es la «Registro listo» programa, diseñado específicamente para personas que pueden necesitar asistencia de evacuación durante un desastre. Al registrarse, estas personas se aseguran de que los socorristas puedan contactarlas rápidamente durante un incidente y facilitar su evacuación segura. Dos programas adicionales llevan el acrónimo «S.T.O.R.M.» en representación de «Personas mayores que adoptan medidas de preparación» y «Estudiantes que adoptan medidas de preparación». La OEM de Monmouth se pone en contacto activamente con la comunidad para proporcionar información sobre la preparación, ofrecer oportunidades para completar los cursos y distribuir kits de preparación.

«Si la comunidad está preparada, es una persona menos que necesitará nuestra ayuda durante una emergencia».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

Cómo aprovecha el OEM del condado de Monmouth la gestión de incidentes de D4H

El equipo de Monmouth utiliza Gestión de incidentes de D4H para varios aspectos de sus operaciones de gestión de emergencias. Esto incluye el programa «Register Ready», con más de 3.500 residentes registrados para recibir asistencia, todos los cuales son rastreados dentro del D4H.

El equipo también emplea la gestión de incidentes para sus ejercicios y simulacros, que abarcan los 53 municipios del condado de Monmouth. El simulacro más reciente consistió en solicitar recursos y hacer un seguimiento de la participación de los municipios individuales.

El D4H permite al equipo de gestión de emergencias de Monmouth rastrear a su personal, incluida la disponibilidad de los miembros del CERT, los pasantes y su capacitación.

«D4H hace una excelente exportación a PDF para que podamos ejecutar nuestros informes mensuales».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

El OEM de Monmouth creó sus paneles de evaluación de daños utilizando los de otro condado del norte. Utilizaron Extensión P4cks, que facilitan el intercambio de paquetes con otros condados. Esto evitó que Monmouth tuviera que desarrollar su propio sistema, ya que el equipo colaborador ya había sentado las bases.

El equipo mantiene un incidente, también conocido como juego, cada año. Se trata de una situación en tiempo real para los eventos diarios que están ocurriendo.

«Uno de los objetivos de mi equipo es no solo usar el software D4H tres o cuatro veces al año, sino que quiero que todos estén familiarizados con él. Usamos D4H todo el día, todos los días».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

Conciencia situacional en tiempo real en la gestión de emergencias

El condado de Monmouth cuenta con un centro de operaciones de emergencia de última generación equipado con servicios de alta tecnología. En todas las instalaciones, incluidas las oficinas del Estado Mayor de Comando, hay pantallas que muestran información sobre los incidentes. El conocimiento de la situación es muy importante para el equipo, ya que obtienen mucho valor del D4H tableros.

Los OEM de Monmouth introducen un monitor en un sistema de TV de su sede central y pueden controlar lo que se muestra en todas las habitaciones del edificio. Todos los televisores del edificio tienen alrededor de 10 canales de noticias. También tienen un canal OEM asignado y una cámara. Uno de esos canales puede ser el panel de control del D4H, un incidente, el SITREP o lo que sea necesario.

El equipo ha desarrollado lo que denominan un panel de nivel cuatro, que muestra sus operaciones diarias y que puede mostrarse en todos los televisores de su sede y compartirse con las fuerzas del orden. Otros departamentos pueden elegir qué canal se está emitiendo y a qué hora, en función de la información que necesiten en ese momento.

«Si de repente se produce un terremoto, todo el mundo puede acceder a la junta de gestión de emergencias y ver ese panel en tiempo real y ver lo que está sucediendo».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

El conocimiento de la situación es tan importante para la gestión de emergencias en Monmouth que, a través del D4H, permite al equipo gestionar un incidente a un ritmo rápido al compartir información, los equipos pueden averiguar rápidamente la ubicación de los cortes de energía y los refugios durante un huracán pueden acceder a las actualizaciones en tiempo real del D4H, lo que permite una evaluación rápida de las capacidades de los refugios y mejora la eficiencia general de la respuesta.

El equipo usa D4H para construir su tareas, cuando un usuario inicia sesión durante un incidente, ve inmediatamente todas las tareas que tiene asignadas y el personal de gestión de emergencias puede ver fácilmente el progreso de cada tarea, con el lista de verificación de tareas función. Esto también permite a su sala de inteligencia realizar un seguimiento de lo que sucede durante un incidente.

Cómo el SITREP en vivo de D4H ahorra horas en actualizaciones

El equipo OEM de Monmouth encuentra el informes de situación también conocidas como SitReps en D4H, una función invaluable a la hora de gestionar los incidentes. Los SitReps agilizan la consolidación de toda la información de los incidentes en un solo lugar, lo que facilita el intercambio con el personal de mando, la administración del condado y otros funcionarios. El panel de control funciona como un repositorio centralizado, lo que minimiza las consultas dirigidas a Scott y su equipo al garantizar que toda la información necesaria esté fácilmente accesible, lo que ahorra mucho tiempo al equipo.

«Para mí, lo que cambió las reglas del juego es el informe de situación, la posibilidad de compartir un enlace en vivo de un informe de situación o con correos electrónicos individuales. Me ahorró entre 30 y 40 llamadas telefónicas solo por el reciente terremoto».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

La capacidad del SITREP para compartir fácilmente permite al equipo difundir rápidamente los comunicados de prensa al público durante los incidentes, lo que mejora la velocidad y la eficiencia.

«El enlace en vivo del informe de situación es fenomenal, es muy fácil de compartir».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

Cómo Monmouth OEM se mantiene al tanto de su Code Blues

Todo lo que el equipo y Monmouth estaban rastreando en una hoja de cálculo de Excel, lo han incorporado a la gestión de incidentes de D4H. tableros de mandos.

«Hicimos esto por dos motivos: por un lado, porque se ve muy bien en el panel de control para obtener información en tiempo real, por otro, porque permite que todos los usuarios conozcan el software con fluidez y es excelente como referencia».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

En Nueva Jersey, «Código azul» la legislación se incluye en la gestión de emergencias. Las obligaciones del condado de Monmouth en virtud del Código Azul incluyen la activación de los centros de calentamiento cuando las temperaturas descienden por debajo de los 32 grados. El equipo inicia una alerta mediante D4H, lo que les permite registrar las fechas de inicio y finalización, añadir notas detalladas para responder a las consultas y eliminar la necesidad de utilizar hojas de cálculo de Excel engorrosas y difíciles de gestionar.

«Mantiene a los usuarios en el sistema en todo momento, lo cual me encanta».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

Cómo Monmouth OEM usa D4H para rastrear el equipo de gestión de emergencias

El OEM del condado de Monmouth se convirtió en usuario de D4H de Administración de equipos en 2022, el equipo tenía una gran cantidad de equipos y buscaban un software capaz de administrar de manera eficiente todos sus activos en una ubicación centralizada, eliminando la necesidad de usar varias hojas de cálculo de Excel. Disponen de 8.000 activos y todos siguen creciendo en la actualidad rastreado en D4H, desde vehículos hasta pruebas COVID-19 desechables. Con D4H Equipment Management, todos los activos son código de barras, fotografiado y asignado a una ubicación, esto ayuda al equipo a realizar auditorías, reordenar el equipo necesario y rastrear las ubicaciones existentes de los equipos, como los generadores.

«La administración de equipos hace que nuestra vida sea agradable y fácil».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

El OEM del condado de Monmouth emplea un seguimiento codificado por colores en su gestión de activos a través de Equipment Management. Cada activo se identifica en un mapa para su localización, con marcadores codificados por colores según su estado: verde para indicar que está en pleno funcionamiento, ámbar para indicar que está en funcionamiento pero que está en servicio y rojo para que esté fuera de servicio.

«Disponer de un suministro en tiempo real de todas nuestras cosas nos salva la vida en cuanto a tiempo y mantenimiento».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

Implementación de la gestión de equipos

Cuando el condado de Monmouth se convirtió en usuario de D4H, tuvo la tarea de recopilar todos sus datos existentes e ingresarlos en D4H, estos datos estaban por todas partes, en papel en carpetas, en hojas de cálculo de Excel, documentos de Word y notas manuscritas. Gran parte de sus equipos carecían de documentación fotográfica y carecían de un sistema de códigos de barras antes de lanzar el D4H. Su implementación con D4H llevó un par de semanas, con llamadas semanales, con el equipo de implementación.

«Tras la primera reunión, nos pusimos manos a la obra, y la implementación fue buena».
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— Scott Nielsen, coordinador de manejo de emergencias de la Oficina de Manejo de Emergencias (OEM) del condado de Monmouth

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