6 razones por las que debe digitalizar sus formularios ICS

1. Recupere información rápidamente

Los formularios ICS son excelentes para recopilar información durante una emergencia, pero las cajas de zapatos que contienen copias en papel son un método deficiente para almacenar esa documentación.

La digitalización permite a los equipos de gestión de emergencias seguir la estructura ICS estándar del sector y recuperar rápidamente esa información desde su teléfono móvil, tableta, portátil u ordenador. Puede parecer más rápido garabatear los informes de campo en papel, pero el tiempo que se tarda en comunicar la información a otras personas ralentiza toda la respuesta. El tiempo que se ahorra al poder ver rápidamente los formularios del ICS desde una ubicación central basada en la nube puede reducir drásticamente los daños causados por un desastre.

2. Mejorar el conocimiento situacional

Varias personas pueden ver sus formularios de ICS y rellenarlos de forma colaborativa. Toda la información que se añada a un formulario se sincronizará en tiempo real para todos los usuarios. Al trasladar los formularios de ICS a la nube, los equipos pueden rellenar fácilmente los formularios sobre el terreno en una tableta o un portátil. Como los formularios ahora son digitales, la información se sincroniza automáticamente y se comparte en una imagen operativa común (COP) para que la vean todos los respondedores sénior.

3. Mantenga la precisión

El valor de su salida es el producto de su entrada y ningún administrador de emergencias quiere que entre y salga basura. Las copias en papel están plagadas de interpretaciones erróneas de las notas escritas a mano. Así es como los formularios ICS digitales mantienen la precisión de la información:

Sincronización

Las actualizaciones a través de un navegador web o un dispositivo móvil se sincronizan automáticamente con la nube para garantizar que la información no se pierda ni se sobrescriba.

Sellos de tiempo

La información lleva un sello de fecha y hora para garantizar que las decisiones importantes se basen en informes de campo actualizados.

Información prellenada

Los seres humanos cometen errores y una menor entrada de datos significa menos posibilidades de errores. Puede mantener la precisión vinculando los campos de sus formularios ICS de FEMA a su informe de situación. Ingresa la información clave una vez D4H lo rellenará automáticamente al instante en todo su plan de acción para incidentes. (SIAP).

Seguimiento del historial

La nueva información amplía nuestro panorama de los incidentes, pero desde luego no queremos perder los detalles anteriores. Toda la información de todo el ciclo de vida del incidente se almacena y está disponible para su visualización y descarga mucho después de que el incidente haya finalizado en Gestión de incidentes de D4H Registro de auditoría.

4. Ver patrones

A medida que crece un incidente, si no compartimos información digitalmente, solo podemos ver una parte de la imagen. Es fácil perder la perspectiva y pasar por alto los patrones. Peor aún, los administradores de emergencias no quieren tomar decisiones basadas en información parcial. La digitalización permite recopilar, analizar y comparar toda la información.

Los informes digitales nos permiten ver los patrones de los incidentes y los administradores de emergencias tienen la capacidad de relacionarse con las respuestas pasadas e integrar ese aprendizaje en las situaciones actuales.

5. Prevenir y mitigar mejor las emergencias

Todos los años, los administradores de emergencias se reúnen con su agencia para revisar su evaluación de riesgos a fin de ayudar a centrarse en los riesgos y planificar estrategias para mitigarlos. La gestión continua de emergencias es un proceso común. Incluso hay toda una industria dedicada a la preparación para emergencias. Pero, ¿para qué se está preparando o previniendo?

Informes digitales de gestión de emergencias puede mostrar su historia real, la frecuencia de los problemas de la comunidad y las tendencias en una región con solo hacer clic en un botón.

6. Realice un seguimiento del progreso de los

Es importante medir lo que quieres mejorar. La gestión de emergencias mide el éxito en función de las vidas salvadas, la protección de los bienes y los tiempos de respuesta.

Claro, los registros en papel pueden usarse eventualmente para calcular el daño total de un incidente o el costo de las respuestas, pero mientras los contadores revisan esa pila de papel, ¿saben sus funcionarios electos cuánto queda del presupuesto? Los informes de gestión de emergencias en tiempo real basados en la información recopilada digitalmente garantizan que las decisiones se tomen en función de la realidad actual, no de estimaciones.

10 de diciembre de 2021

Acerca del autor

Durante más de siete años, Clinton Boyda ha dirigido una agencia municipal regional en Alberta (Canadá) como directora de Gestión de Emergencias (DEM). En representación de diez municipios, Clinton ha visto lo importante que es utilizar una herramienta como el D4H para ayudar a los administradores de emergencias a mantenerse organizados durante todas las fases de un desastre. Además, como socorrista de búsqueda y rescate, ha visto el valor que aporta el D4H para gestionar las certificaciones, las llamadas y los informes de incidentes. ¿Qué herramientas utiliza para aprovechar las lecciones aprendidas?