Cómo la agilidad puede mejorar la gestión de desastres

Primero, hubo fuego

El Sistema de Comando de Incidentes (ICS) nació de la desastrosa temporada de incendios de 1970 en California, que se cobró 16 vidas, más de 700 estructuras, quemó más de 500,000 acres y causó más de 234 millones de dólares en daños en 13 días.

Era necesario resolver dos problemas críticos:

1. Estandarización de estructura/terminología/procedimientos operativos.
2. UN administración mecanismo de recursos.

Por lo tanto, de la manera típica y altamente estructurada, se desarrolló un gran organigrama y un liderazgo de arriba hacia abajo con 14 principios fundamentales.

El nacimiento de la gestión de emergencias

Tiene sentido que la estructura del ICS aproveche modelos que se entendieron y que habían demostrado su eficacia en otras áreas, específicamente en la defensa cívica. Esta adopción requirió un cambio en la filosofía social, en el que una autoridad desempeñaba un papel de liderazgo clave en la prevención y la respuesta a los desastres. Ahora podemos considerar cómo aprovechar el poder de las personas en nuestras respuestas.

La gestión de desastres como proyecto

Se pueden establecer similitudes entre la naturaleza cambiante de la gestión de desastres y la gestión de proyectos. En este artículo, ilustraremos esta comparación y lo que podría significar para el futuro de las prácticas de gestión de desastres.

Los gráficos de gestión de proyectos con fórmulas de valor acumulado que describen la variación entre el cronograma y el costo entre los valores reales, planificados y estimados son muy similares a los gráficos que representan el impacto de los desastres.

Los métodos predictivos de proyectos son excelentes para reconocer una situación conocida y responder de manera planificada. Por ejemplo, cuando se incendia un vagón de tren que transporta el producto ABC, lo mejor es seguir los pasos del 1 al 32 para encontrar la solución estándar del sector, pero solo para los ocho bomberos que trabajan en esa situación específica; ¿qué pasa con los cientos de socorristas adicionales? ¿Cómo pueden apoyar esa situación? ¿Están en comunicación con lo que está sucediendo? Podemos encontrar margen para mejorar y eliminar la mala comunicación en demasiados informes posteriores a la adopción de medidas.

Históricamente, la gestión de proyectos ha pasado de ser un método de pensamiento predictivo (altamente planificado) a algo que reconoce la enorme cantidad de cambios mediante la implementación de un enfoque ágil adaptativo. En concreto, los planes funcionan cuando la situación se reconoce como algo familiar y ya existe una mejor práctica. Seguir un plan rígido es ideal para una tarea limitada, pero eso no contribuye a la respuesta de toda la organización, ya que cada desastre nunca es el mismo y requiere cambios rápidos para adaptarse.

«Ningún plan de batalla sobrevive al contacto con el enemigo».
— Helmuth von Moltke

El poder de la planificación previa aún tiene valor, pero ha llegado el momento de evolucionar nuestra forma de pensar en la gestión de desastres para aprovechar el poder de ser más ágiles.

Agilidad en la gestión de desastres

El manifiesto ágil en la gestión de proyectos se basa en 4 áreas de enfoque clave; esto es lo que podría ser para la gestión de desastres:

1. Responder al cambio en lugar de seguir un plan

El ICS es objetivo y se basa en planes, con horas entre los ciclos de planificación y los períodos operativos. Agile recomendaría períodos de planificación más pequeños para centrarse en obtener resultados más rápidos y obtener más detalles solo después de que la situación avance. Necesitamos un método más rápido y dinámico para responder al cambio. Aprovechar nuestra información con software de gestión de emergencias basado en la nube ayuda a difundir y actualizar rápidamente nuestra respuesta de emergencia. Echa un vistazo 6 ventajas de crear una EOC virtual en 2022.

Los informes posteriores a la acción suelen eliminar información crucial que se pasó por alto durante un incidente. Agile se centra en la retroalimentación y en ofrecer valor más temprano que tarde. Aprovechar el potencial de la cartografía mediante SIG ayuda tanto a los socorristas como al personal de mando a centrarse en la proximidad de los posibles peligros y en los informes de campo para garantizar que la información sea relevante y oportuna. Comprender el potencial de la cartografía digital es una oportunidad que puede ser más fácil de implementar de lo que cree. Consulte 7 cosas que su equipo debe saber sobre los SIG.

2. Valorar a las personas y las interacciones por encima de los procesos y herramientas

Los formularios y el seguimiento de incidentes en papel son demasiado lentos y los miembros del equipo suelen estar mal informados. Un enfoque ágil recomienda mantener un flujo continuo de información y difundir la información para que todos los miembros del equipo puedan ver el progreso de la situación mediante radiadores de información. El uso de pizarras y formularios electrónicos ayuda a recopilar y difundir información en tiempo real. El uso de formularios ICS digitales reconecta a nuestro equipo y ofrece una integración sin demoras de las aportaciones de todos. Vea estos 6 razones por las que deberías digitalizar tus formularios ICS.

Las interacciones limitadas, especialmente a medida que aumenta la respuesta, alejan a los socorristas de sus funciones y del conocimiento de la situación, y pueden desvincular al personal de mando de su equipo de primera línea. Agile recomienda mantener la comunicación en reuniones rápidas y periódicas del equipo para mantener a todos informados y eliminar cualquier obstáculo que se haya encontrado. Aprovechar los diversos métodos de comunicación mediante el uso de dispositivos móviles ahora permite a un equipo de socorristas recopilar información, compartir posibles peligros, mantener el conocimiento de la situación y contribuir a tomar mejores decisiones utilizando dispositivos con los que ya están familiarizados.

Todavía necesitamos personas designadas, responsables y con experiencia (como un oficial de seguridad) para los puestos clave, pero ahora pueden aprovechar el poder de todo el equipo que les ayuda. Adoptar una mayor transparencia genera más comentarios y aumenta las posibilidades de colaboración entre nuestro equipo y las partes interesadas.

3. Colaboración de las partes interesadas en la negociación de contratos

A medida que aumentan los incidentes, también aumenta el número de expertos y partes interesadas. Agile recomienda centrar los métodos de comunicación en las partes interesadas prioritarias y garantizar que formen parte de la solución. Una de las razones por las que la fase de recuperación de la gestión de desastres puede resultar tan costosa y difícil es porque los métodos actuales no permiten una buena participación de las partes interesadas, especialmente de miembros del público.

Necesitamos métodos para integrar la comunicación y crear respuestas interactivas basadas en las necesidades de nuestras principales partes interesadas. Aprovechar una plataforma que pueda recopilar y organizar aspectos de la situación es vital durante todas las fases de nuestra respuesta.

4. Ofrecer mejoras graduales de la situación en lugar de montones de papeleo

Los desastres requieren múltiples acciones para estabilizar la situación y proteger a las personas, las propiedades, el medio ambiente y nuestra economía. Agile recomienda centrarse en el valor más alto y resolver primero los riesgos más importantes. Necesitamos un sistema técnico fácil de usar para hacer malabares de forma continua con estas demandas contrapuestas de nuestros recursos. Garantizar que esta información esté disponible de forma remota para todos los miembros del equipo es fundamental para garantizar que utilizamos nuestros recursos de manera eficaz.

Tendencias disruptivas que desafían el viejo paradigma

Si bien es importante reconocer el mérito que han brindado los métodos tradicionales de respuesta a los desastres, a menudo están plagados de mentalidades antiguas. Ahora es el momento de considerar cómo podemos aprovechar la tecnología e introducir una mentalidad ágil en nuestros comandantes y socorristas.

Aprovechar la tecnología nos permite nuevas formas de responder y comienza a cambiar la forma en que nuestra organización comienza a verse a sí misma. Dado que cada vez son más las organizaciones que buscan una transformación ágil, es probable que esta tendencia hacia una estructura más plana y menos jerárquica y hacia un enfoque de equipo en el que las personas trabajen juntas para lograr resultados siga respaldando esta forma de trabajar.

21 de abril de 2022

Acerca del autor:

Durante más de siete años, Clinton Boyda ha dirigido una agencia municipal regional en Alberta (Canadá) como directora de Gestión de Emergencias (DEM). En representación de diez municipios, Clinton ha visto lo importante que es utilizar una herramienta como el D4H para ayudar a los administradores de emergencias a mantenerse organizados durante todas las fases de un desastre. Además, como socorrista de búsqueda y rescate, ha visto el valor que aporta el D4H para gestionar las certificaciones, las llamadas y los informes de incidentes. ¿Qué herramientas utiliza para aprovechar las lecciones aprendidas?

¿Le interesa leer más sobre el enfoque ágil? Echa un vistazo a:

• «Hacer la metodología ágil correctamente: transformación sin caos», de Darrel Rigby, Sarah Elk y Steve Berez
• «Hacer la metodología ágil correctamente: de la mentalidad ágil a los principios ágiles», de Steve Denning
• «Las cinco marcas comerciales de las organizaciones ágiles» de Wouter Aghina, Karin Ahlback, Aaron De Smet, Gerald Lacket, Michael Lurie, Monica Murarka y Christopher Handscomb

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