¿Qué es el software de gestión de emergencias?

Sin embargo, el software de gestión de emergencias también tiene el poder de dificultar sus respuestas si no se utiliza de manera adecuada o eficaz. Por lo tanto, es importante evaluar las necesidades de su organización y asegurarse de que está implementando una solución de software de administración de emergencias que incluya ambas características fácil de usar y que se adapte a tus necesidades.

El software de gestión de emergencias puede aportar un valor real y significativo si se implementa de una manera que sea útil para su equipo de gestión de emergencias, en lugar de hacer que simplemente lo adopten por el simple hecho de tenerlo.

Ahora, analicemos algunas de las características y beneficios de una solución de software de administración de emergencias simple y fácil de usar, como D4H.

Conciencia situacional visual

Uno de los tipos de herramientas de gestión de emergencias más utilizados es el conocimiento visual de la situación, que es posible gracias al uso de mapas SIG en línea.

La experiencia y el conocimiento de un jefe de bomberos veterano sobre un área son ciertamente valiosos, pero debes poder compartir esos conocimientos con todo tu equipo. Los comandantes de incidentes necesitan datos en tiempo real y un panorama operativo común para poder tomar decisiones estratégicas bien informadas. En última instancia, esto significa que puede ser más eficiente y eficaz a la hora de responder a las necesidades de sus ciudadanos.

Los SIG son las siglas de «sistema de información geográfica» y son esencialmente una forma de mantener los mapas organizados. ¿Alguna una buena solución de software de gestión de emergencias tendrá esta funcionalidad incorporada Mirando la imagen de arriba tenemos el mapa base, una foto de satélite. Luego tenemos otra capa de «marcadores», algunos rojos urgentes, una advertencia amarilla y un marcador informativo azul. Estos marcadores pueden ser cualquier icono gráfico que elijamos, pero la principal ventaja es que utilizamos iconos visuales para representar y agrupar la información clave. Un vistazo rápido a la imagen anterior muestra inmediatamente 2 puntos de nivel de urgencia «rojo». La última capa son las «etiquetas», para ayudar a explicar a qué se refiere cada marcador y hacer que los marcadores sean más legibles para las personas.

Lo que quizás no se dé cuenta es que todos los teléfonos inteligentes pueden proporcionar las coordenadas GPS de uno de estos marcadores, incluso si no tienen señal de teléfono celular. Esto significa que los equipos de respuesta pueden averiguar rápidamente dónde se encuentran en relación con la imagen, el mapa u otros marcadores y pueden marcar cualquier cosa de interés con detalles específicos de la ubicación. ¿Le interesan más ejemplos? Eche un vistazo a la posibilidad de añadir marcadores específicos de ubicación a varios estilos de mapas.

Con la precisión del mapeo SIG, podemos mejorar en gran medida nuestro conocimiento del área y nuestras preocupaciones de proximidad, y ayudar a desarrollar estrategias de evacuación sólidas. Y lo que es más importante, la cartografía mediante SIG se puede utilizar mucho antes de que ocurra un desastre para ayudar a preparar a nuestros socorristas. ¿Sus mapas tienen líneas subterráneas fácilmente identificables? ¿Se incluye la infraestructura crítica para poder priorizar las posiciones defensivas?

El conocimiento de la situación es tan importante para la respuesta que el Sistema de Comando de Incidentes (ICS) ha designado funciones asignadas para este propósito específico. Por ejemplo, el clima suele ser un factor crítico durante nuestra respuesta, entonces, ¿por qué no incluir automáticamente los datos meteorológicos de todo su equipo?

Aunque estos mapas parezcan los antiguos alfileres de la pared, con la tecnología basada en la nube ahora podemos actualizar y compartir ese mapa, la información meteorológica y las actualizaciones basadas en la ubicación en tiempo real con todo tu equipo, así como con las agencias asociadas. Obtener la información correcta en el momento adecuado es ahora una oportunidad clave para los responsables de la toma de decisiones, incluso cuando están sobre el terreno.

Equipos autoorganizados

¿Por qué un equipo supera a un individuo? Esto se debe a que trabajan juntos con un propósito común y una mayor combinación de recursos. Una estrategia de gestión de emergencias debe garantizar que aprovechemos esa ventaja durante la respuesta a un desastre.

¿Qué tecnología utilizas para ayudar a tus equipos a organizarse por sí mismos? Personal y capacitación de D4H puede agrupar a los miembros en equipos. Esto facilita la búsqueda rápida de las habilidades básicas y los niveles de preparación de un grupo, y la comunicación con el grupo de una manera mucho más oportuna.

Curiosamente, estar tan organizado también puede ayudar con otros desafíos críticos durante un desastre, como la gestión de la nueva «ayuda sin cita previa». Una de las razones por las que los voluntarios sin cita previa son tan difíciles de gestionar es que son personas individuales. Al tener objetivos bien documentados para tus equipos, con análisis de habilidades, descripción de las funciones y estándares de desempeño, ofreces la oportunidad de incorporar nuevos miembros con habilidades similares al equipo correcto. El personal y el software de formación pueden ser de gran ayuda a la hora de proporcionar esta estructura organizativa y brindar la oportunidad de añadir nuevos recursos a los equipos adecuados.

Compartir información

Vemos una y otra vez que compartir información actualizada entre los socorristas, las partes interesadas y el equipo de gestión de emergencias es fundamental para una respuesta y resolución efectivas y oportunas. Tener acceso en tiempo real a las actualizaciones es necesario para tomar medidas en caso de una emergencia. Si no tenemos acceso a esta información, podemos retrasar nuestra respuesta o causar confusión entre nuestro personal mientras tratamos de resolver las cosas por nuestra cuenta.

Los comandantes de incidentes están ansiosos por recibir el informe de situación del equipo después regresan del campo, necesitan comunicación en tiempo real con actualizaciones en tiempo real. El propósito de los datos es ayudar a tomar decisiones mejor informadas y, para que eso suceda, deben proporcionarse de manera oportuna.

La administración de emergencias necesita recopilar información de los equipos de campo rápidamente y actualizarla para el Centro de Operaciones de Emergencia (EOC) lo antes posible. ¿Con aplicaciones móviles para la gestión de emergencias, un equipo puede recopilar la información, incluso sin conexión, y luego simplemente llevar el dispositivo a una ubicación con una señal para enviarla a la base de operaciones.

Al garantizar que la información se comparta continuamente, TODOS los miembros del incidente mejoran su conocimiento de la situación y el comando es capaz de unir sus esfuerzos para resolver las prioridades, juntos.

Creación de un entorno de aprendizaje múltiple

La idea detrás del aprendizaje es lograr el crecimiento. En ICS, tenemos un proceso formal al final del incidente, específicamente para garantizar el aprendizaje a través de sesiones informativas. Lamentablemente, con demasiada frecuencia, ese interrogatorio se lleva a cabo al final y se convierte en una lista de «lecciones aprendidas» que no se resolvieron durante el incidente. Ya es demasiado tarde.

El software de gestión de emergencias permite a los equipos crecer y aprender en tiempo real, ya que los comentarios se pueden recopilar e implementar de inmediato. El aprendizaje múltiple es más que un simple crecimiento personal, sino que tiene que ver con el crecimiento de tu equipo, tu sección y tu agencia. ¿Qué está haciendo para garantizar que se tome en cuenta la información crítica durante una respuesta?

Por ejemplo, el ICS ya tiene funciones de oficial de seguridad con el poder de detener cualquier respuesta si la seguridad de los socorristas es un problema. El software de gestión de emergencias produce datos confiables para garantizar que puedan tomar esa decisión de manera oportuna.

No queremos que cada función de la EOC exija que el personal de campo elabore informes individuales. Simplemente no tenemos esos recursos. Las aplicaciones móviles de gestión de emergencias nos permiten capacitar a nuestros equipos de campo para compartir información en la nube, y luego podemos aprovechar esa información para nuestro personal de la EOC. Si un equipo denuncia un problema de seguridad, el personal de mando puede reaccionar de inmediato.

Al permitir que mis equipos hagan su trabajo con actualizaciones móviles sencillas, esa información se acumula continuamente, lo que evita la duplicación de esfuerzos y garantiza que todos los niveles de la organización puedan mantenerse informados. Se pueden marcar las prioridades, recopilar pruebas e incluso los tiempos de registro rutinarios se pueden gestionar fácilmente sin esfuerzo adicional.

Control sutil a través de la claridad y la dirección

Los incidentes requieren la recopilación y la presentación de informes de inteligencia, además de la respuesta de emergencia, y cada incidente también tiene un comandante claro del incidente que es responsable de tener el control durante la operación. Sin este nivel de control, perdemos la capacidad de realizar cambios dinámicos a medida que la situación evoluciona y, potencialmente, los equipos de respuesta corren un mayor riesgo de sufrir lesiones o algo peor.

Una de las claves para que los equipos de alto rendimiento se empoderen a sí mismos es confiar en su capacidad de tomar decisiones para cumplir con las prioridades y los objetivos que se les han asignado. Para que esto suceda, necesitan una comunicación clara con objetivos claros. Esto significa que no habrá microgestión. Con las herramientas de software adecuadas, varios miembros del equipo pueden asumir el papel de escribas.

Un control sutil significa saber cuándo y cómo intervenir con nuestros equipos de campo. La tecnología de gestión de emergencias puede proporcionarnos una estructura sencilla para enviar recordatorios sobre las situaciones, determinar los niveles de fatiga del equipo (tiempo en el campo) y cualquier señal de alerta (como las solicitudes de alta urgencia). Aprenda a tomar mejores decisiones basadas en datos.

Incluso utilizando plantillas pueden ayudar a guiar a los equipos por el camino del éxito. Una vez desplegados, podemos confiar en que cumplirán nuestros objetivos sin que los comandantes tengan que interrumpir continuamente sus esfuerzos. Al utilizar un software de gestión de emergencias, los equipos pueden pasar rápidamente de la recopilación de información a comenzar a dar respuestas prácticas con mayor rapidez. Durante un incidente, es vital contar con datos precisos y disponibles para garantizar que se realicen las llamadas correctas en el momento adecuado. No cabe duda de que, con toda esta dependencia de la tecnología, tenemos nuevos riesgos que mitigar. Por eso, las copias de seguridad de Internet y la generación de energía in situ deben incorporarse a nuestra estrategia de respuesta.

Cada segundo cuenta, ¡así que asegurémonos de que nuestras herramientas funcionen para lograr nuestra mejor respuesta!

septiembre de 2022

Acerca del autor

Durante más de siete años, Clinton Boyda ha dirigido una agencia municipal regional en Alberta (Canadá) como directora de Gestión de Emergencias (DEM). En representación de diez municipios, Clinton ha visto lo importante que es una herramienta como el D4H para ayudar a los administradores de emergencias a mantenerse organizados durante todas las fases de un desastre. Además, como socorrista de búsqueda y rescate, ha comprobado el valor que aporta el D4H para gestionar las certificaciones, las llamadas y los informes de incidentes. ¿Qué tecnología es la que más le ayuda en su función de gestión de emergencias?

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